Как я планирую. Все фишки и примочки 1
Авторская система ведения дел. Меньше волокиты, больше продуктивности. Делюсь конкретным инструментом.

Планирование н-н-надо?

Так случилось, что в подростковом возрасте у меня были слабо развиты концентрация и память. Я все время что-то упускал, забывал, и это приносило много неудобных моментов и досады. Мама мне говорила: если забываешь — записывай. Стеснялся этого, не принимал. 

Но по итогу был вынужден записывать важные события и текущие дела, чтобы быть в курсе происходящего, потому что лучше краснеть за то, что приходится как старичку все переписывать на бумагу, чем за исход ситуаций, где я что-то упустил.

Тогда я невольно и познакомился с планированием, тайм-менежментом и другими полезными штуками, которые повысили мою эффективность. 


Сегодня я не стесняюсь вести записи, даже советую каждому современному человеку, у кого-то есть стремления, цели и амбициозные проекты.

Планирование своего времени и дел помогает пересесть с деревянной телеги на спорткар, что в разы быстрее приводит к намеченному. К тому же, все сложные идеи легче планировать и оценивать на бумаге, нежели в голове.

Планирование я также могу сравнить с управлением кораблем. Если планирование отсутствует, то жизнь превращается в обыкновенную шлюпку без весел. Она мчится по течению, в любой момент ее может разнести и развернуть, а плывет это корыто в никуда.

Корабль, которым управляют, всегда имеется цель, направление и полный набор инструментов для самых различных ситуаций.

Планирование — не просто инструмент, это неотъемлемый элемент образа жизни активных людей. У этих ребят жизнь «кипит» по всем направлениям. Я отношусь к таким, а вы?

Архангельский Архангельскому — рознь

Так как я начал заниматься планированием и тайм-менеджментом еще лет в 14, то за этот период (по сегодняшний день) «проглотил» много материала на данную тему. Естественно, пробовал разные подходы. Где-то что-то работало, где-то нет. В общем, успех был слишком переменчив.

Тогда я задумался о том, почему у меня не получается быть таким же эффективным, как все эти ребята с обложек книг по управлению временем? Ответ был найден достаточно быстро: у меня другой темп жизни, другие приоритеты и другое видение потока деятельности.

Я вам смело скажу: не существует универсальных техник тайм-менеджмента и планирования. Не получится просто так взять и все «слизать» с чужой методологии. Ключ к удобному планированию находится в комбинировании и модификациях. Путь формирования собственной философии и метода тайм-менеджмента занимает продолжительное время. 

О том, как я разработал собственную систему

8 лет подряд я вел бумажные ежедневники. Вел по-разному, согласно разным методикам, но есть два элемента, которые оставались всегда.

Как я планирую. Все фишки и примочки 2

Как я планирую. Все фишки и примочки 3Цитата. На каждый день у меня была мотивирующая, либо философская цитата. Ежедневник на этот год я купил уже с готовыми цитатами. Когда его нашел — был очень рад. Не приходилось искать и вручную записывать. 

Как я планирую. Все фишки и примочки 4 Крепление чеков. Я веду личный учет финансов, и на каждую покупку имею чек, который креплю в конце дня на соответствующее число. Так делаю последние 5 лет. Когда малознакомые люди видят ежедневник полный чеков, они сильно изумляются и говорят, что я ненормальный :) Выглядит это примерно так и… наверное, я болен.

Как я планирую. Все фишки и примочки 5

Экспериментируя будучи подростком, я пришел к следующему методу планирования: 

Я делил лист на сферы моей жизни: инвестиции, саморазвитие, блог, учеба и прочее. Сферы жизни и направления деятельности менялись, причем часто, здесь указаны наиболее актуальные. Согласно упомянутым блокам раскидывал свои дела и ранжировал их буквами по степени важности: 

А — сделай срочно и обязательно;
Б — это не срочно, но обязательно; 
С — желательно сделать, если есть свободное время. 

Все дела, которые нужно было сделать в перспективу когда-нибудь — писал на отдельном листке. Прилетающие идеи тоже писал на отдельном тетрадном листе. Позже все вносил в ежедневник. В конце для проставлял оценку дню и событиям по 10-ти бальной шкале и расписывался, тем самым неся ответственность за сегодняшний день. Вот такая романтика и самомотивация.

Так было раньше. Но сравнительно недавно я отказался от бумажного ежедневника и перешел в электронный формат, немного изменив методологию.

Как я планирую. Все фишки и примочки 6Отказался я от бумажного носителя в силу того, что, порой, его неудобно было носить с собой, а также бывали случаи, когда забывал его, и весь день шел насмарку.

Как я планирую. Все фишки и примочки 7В бумажном ежедневнике приходится черкать, изменяя что-то, поле взаимодействия само по себе очень маленькое — невозможно сделать быструю закладку на что-либо, отсортировать по каким-либо тегам.

Как я планирую. Все фишки и примочки 8Да, можно смастерить некоторый функционал с помощью офисных принадлежностью, но это большая волокита. Я не фанат няшнык скрепок, клейких листов и фломастеров, чтобы так извращаться. Это постоянно отнимает время.

Как я планирую. Все фишки и примочки 9Обладать лишь ежедневником и заглядывать в перспективу — сложновато, требуется еще ежеденедельник. Появляющиеся дела не на сегодня, а на следующую пятницу, нужно вносить на отдельные листочки. Эти листочки потом теряются. Сразу вносить в ежедневник проблематично, потому что день не разлинован, не спланирован, и новое дело вообще может быть пропадет. Вы уже представили, какая волокита?

С появлением новых задач пришло осознание, что «бумажное» планирование мне уже не подходит. Начались поиски электронных планировщиков.

Пробовал Evernote, Миниплан, ToDoList. Что-то слишком дорогое для органайзера, что-то слишком сложное, а что-то наоборот — слишком примитивное. Остановился на Google Keep + активно использую от гугла контакты и диск.

Google Keep позволяет мне подключаться к моему ежедневнику с любого устройства и с любого места, где есть интернет. Я нуждался в чем-то подобным, хоть и сам переход был болезненным.

Моя система учета и планирования

Google Keep представляет из себя веб-сайт, где можно писать заметки и сортировать их по ярлыкам. Эти ярлыки я использую в качестве фильтра для дел, проектов и сфер жизни. переключаясь между ярлыками, я могу быстро отыскать свои заметки.

Все созданные ярлыки находится слева. 

Как я планирую. Все фишки и примочки 10
У меня имеются следующие ярлыки: входящие, закладки, идеи, книги, мотивация, переезд, питание, план года, план месяца, план недели, план дня, чеки. 

Все дела, которые врываются в мою жизнь я сначала заношу во «входящие». Входящие дела делятся на сферы: Блокнот Рантье, FX, Саморазвитие, Работа, прочее. 

Как я планирую. Все фишки и примочки 11


В конце дня я разгребаю все входящие дела. Разношу их в план месяца, план недели и план дня. Это обязательная процедура. Процесс расчистки завала.

К примеру, предложили мне следующим летом съездить отдохнуть на Бали. Сначала дело попало во «Входящие«. Вечером я повертел, подумал и принял решение, что займусь этим вопросом в январе 2018 года. Переношу дело в «План месяца» в заметку с заголовком «Январь«. Когда наступит январь, я выделю какие-то дни в неделе для более глубокой проработки поездки на Бали. Эти дни будут занесены в «План недели«, затем в «План дня«. А, возможно, просто выкину идею и все. В этом абзаце я еще не упомянул «План года«. В данном разделе хранятся цели на год. 

Если перевести все мои описания выше в алгоритм, то получится такая картина:

 

Как я планирую. Все фишки и примочки 12

Плавно переходим к уже упомянутому блоку «План дня«.
В данном разделе у меня дела на сегодня. Я разделяю дела на три категории «Обязательное», «Ежедневка», «Прочее».

В обязательное я вношу от 3 до 5 дел, которые продвигают меня к целям, либо «горят» — их нужно сделать срочно и обязательно.

Почему такое количество? Потому что данные дела требует много времени и концентрации. Я могу написать, конечно, и больше, но знаю, что не справлюсь с такими «гигантами», если их будет более 5. В этом случае важнее качество, а не количество. В прочие дела отношу текучку, делаю ее, когда есть время, ну, а в ежедневку — все мои ежедневные ритуалы и занятия.

Данные заметки я закрепляю, и на сегодня они будут находиться выше всех. 

Как я планирую. Все фишки и примочки 13


Теперь о вкладках «Идеи» и «Закладки». Бывают моменты, когда в твою голову залетает идея, она еще необдуманна и, скорее, находится на эмпирическом уровне. Из таких идей рождаются проекты, новые приключения и другие возможности, которые я могу использовать. Как только появляется идея — сразу вношу ее в раздел «Идеи». В свободное время пересматриваю и решаю — подлежит она дальнейшему развитию или нет.

В закладках я храню различные ссылки. В основном это горячие ресурсы, которыми пользуюсь постоянно. Это вместо закладок в браузере. 


Во вкладке «Книги» списки того, что планирую прочитать. Выглядит это так.

Как я планирую. Все фишки и примочки 14

Вкладка «Мотивация» — материал для вдохновения: картинки, размышления, ссылка на музыку и т.д. Что-то вроде галерее мотивации. 


Вкладка «Чеки» — просто сканированные чеки. Теперь мне не нужно их крепить степлером каждый день :)

Вкладка «Переезд» — здесь я собираю материал для эмиграции: собственные заметки, ссылки на статьи, картинки и т.д. 

Вкладка «Питание» — все, что связано с моим питанием: меню, рецепты, статьи и т.д. 

Так проходит мое планирование и ведение дел. Есть еще задумки, которые у меня пока не получается внедрить по разным причинам. Кстати, одной из них является ограниченность Google Keep. Была бы у меня возможность, я бы доработал сервис. 

Комфорт и удобство

Итого: такая система планирования, во-первых, позволяет мне видеть перспективу, а не только дела «у носа», а, во-вторых, хорошо справляться с текущим завалами. Я могу сохранять для себя интересное и важное. Теперь все под рукой, поток жизнедеятельности в моих руках :) 

Мне нравится то, что в одном месте сконцентрировано все, что связано со моими делами и мыслями. Я могу сортировать, изменять, помечать и быстро добывать любую информацию из своего архивчика. Все «головники» я выношу вот в такой рабочий стол, и мой мозг очищен от «жонглирования» делами.


Напоследок добавлю немного философии.

Планы — это хорошо, но не забывайте жить. Планируйте в рамках своих ценностей, а не в рамках текучки. А иногда шлите все подальше и наслаждайтесь сегодняшним днем.

Вы можете бесконечно планировать, расписывать, но жизнь — штука, порой, непредсказуемая и не поддается прогнозам.

Всем счастья и гармонии. 

С уважением, Лоев Никита